Guardar contas, recibos de impostos pagos ou aluguéis , etc … já foi um verdadeiro problema "material", devido ao volume que os documentos em papel ocupavam nas gavetas da casa. Hoje, a documentação online para algumas pessoas mal organizadas ou de baixa tecnologia continua a ser um problema quando o computador ou o e-mail ameaça ficar sem espaço. Então, quanto tempo você tem para manter as contas e empresas?
Antes de responder a esta pergunta, deve-se notar que por lei não há obrigação de manter contas e documentos fiscais em nossa posse, mas mais do que qualquer outra coisa, é uma boa prática : quando, por exemplo, o gerente de luz nos pede para pagar fatura que já tenhamos pago, basta usar o recibo de pagamento como comprovante em nossa defesa. Quanto ao tempo de armazenamento, não existe um prazo único para todos, mas isso muda de acordo com os documentos.
- Contas de serviços domésticos (luz, gás e água): 5 anos
- Conta de eletricidade com a taxa Rai: 10 anos
- Recibos de aluguel: 5 anos
- Receitas de despesas de condomínio: 5 anos
- Receitas fiscais, como imu, tasi e tari: 5 anos
- Imposto sobre automóveis: 3 anos
- Multas rodoviárias: 5 anos
- Recibos e faturas de restaurantes / hotéis: 6 meses
- Reivindicações de seguro: 1 ano
- Faturas para parcelas de profissionais, fornecedores como artesãos e empresas: 3 anos
- Declarações de impostos e recebimentos de pagamento de impostos (Irpef): 5 anos
- Extratos bancários: 10 anos
- Receitas: 2 anos ou para toda a duração da garantia.
Neste ponto, conhecendo os tempos de armazenamento, resta decidir onde guardar todos esses documentos . Uma gaveta ou um guarda-roupa, o importante está em um lugar preciso e seguro, talvez separado por pastas práticas. Porém, para quem prefere não ter papel em casa, pode optar pelo armazenamento digital, digitalizando os documentos e armazenando-os em um disco rígido externo e posteriormente imprimindo se necessário.